Järjestäjänä WordCamp Nordicissa

Kirjoitettu: 10.4.2019 Päivitetty: 15.4.2019

Tämän vuoden maaliskuussa järjestettiin historian ensimmäinen yhteispohjoismainen WordPress-konferenssi WordCamp Nordic. Kyseessä oli myös suurin ja kansainvälisin Suomessa koskaan järjestetty WordCamp, joka tavoitteli yli 600 osallistujaa. Seravo oli tapansa mukaan vahvasti mukana sekä yhtenä tapahtuman kultasponsoreista että osallistujina lähes koko henkilöstön voimin nauttimassa WordCamp-huumasta itse tapahtumapäivinä.

Kuva Seravon ständistä tapahtumassa.
Iloisia edustajia Seravon ständillä pääsalin edustalla.

Sponsoroinnin, osallistumisen sekä Oton puheen lisäksi Seravolla oli tällä kertaa myös vahva edustus WordCampin järjestäjätiimissä kahden henkilön voimin. Johanin on jo kokenut tekijä järjestäjäpuolella Tukholman WordCampien kautta, mutta itselleni kokemus oli ensimmäinen laatuaan. Kerron tässä postauksessa yleisesti omia kokemuksiani ensikertalaisena järjestäjänä, joista toivon mukaan joku muukin voi rohkaistua hyppäämään ns. kulissien taakse!

Näin se kaikki alkoi

Yritän olla menemättä liian kauas historiassa, mutta mainittakoon sen verran, että oma tutustumiseni WordPress-yhteisöön alkoi syksyllä 2016 aloittaessani työt Seravolla. Ennen sitä minulla ei ollut mitään käsitystä kyseisen yhteisön olemassaolosta ja samanlaista tarinaa olen myöhemmin kuullut muiltakin. Lähtökohtaisesti hyvin ei-teknistaustaisena henkilönä (olen valmistunut kauppatieteistä) oman paikan löytäminen yhteisöstä otti aikansa, sillä varsinkin Suomessa suurin osa aktiiveista ponnistaa vahvasti devaajapohjalta. Sitkeästi tapahtumissa käyden ja ajan kuluessa alun epävarmuus kuitenkin väheni, sillä huomasin yhteisössä olevan tilaa muunkinlaisille osaajille. Hauskana kuriositeettina tässä on myös huomattavia eroja eri maiden välillä, sillä esimerkiksi Barcelonassa suuri osa WordCamp-kävijöistä on puhtaasti bloggaajia ja peruskäyttäjiä. Kummallakin yhteisöllä olisi siis opittavaa toisiltaan ja syytä kannustaa myös sitä ei-niin-totuttua yleisöä tapahtumien pariin.

Parisen vuotta meetupeja ja WordCampeja niin Suomessa kuin ulkomailla kierrettyäni alkoi ajatus järjestäjäksi lähtemisestä hiljalleen houkutella. Yliopistovuosinani olin mukana milloin minkäkin kokoisen tapahtuman järjestämisessä ja nautin siitä suuresti, joten miksi en yhdistäisi tuota kokemusta nykyiseen tilanteeseeni? Olin toki kuullut alustavia ajatuksia ja pohdintoja mahdollisen pohjoismaisen WordCampin järjestämisestä jo jonkin aikaa, mutta suunnilleen noin vuosi sitten näiden ajatusteni kanssa hyvin osuvaan aikaan näin ilmoituksen hausta järjestäjätiimiin. Ja siitä se sitten lähti.

Ensimmäiset kuukaudet

Tiimin järjestäytyessä ensimmäinen tehtävä on yleensä vastuiden jakaminen tiimin kesken. Tässä meillä kaikilla oli hyvät mahdollisuudet vaikuttaa toiveita esittäen ja luonnollisesti varmasti kunkin järjestäjäkokemus painoi valinnoissa. Itse tuoreena tulokkaana sain sekä toiveideni mukaiset että kohtuullisen “vaikeustason” tehtävät: vastasin konferenssin sosiaalisista tapahtumista (after party ja vapaaehtoisten illallinen) sekä matkustamiseen ja turvallisuuteen liittyvistä asioista (esim. Suomen ulkopuolelta tulevien osallistujien ohjeistaminen eri aiheita käsittelevillä blogikirjoituksilla). Molempia hoidin yhdessä kokeneempien tekijöiden, Nikon ja Sonjan kanssa. Pääjärjestäjä Marco puolestaan piti koko 11 hengen tiimin langat käsissään ja suuresta vastuusta sekä ajoittaisesta kiireestä huolimatta häneltä sai aina tarvittaessa apua ja tukea.

Omien vastuualueideni työmäärä oli odottamaani kevyempi. After party ja illallisjärjestelyt eivät vaatineet juurikaan etukäteistoimia, varsinkin kun after party lopulta päätettiin pitää samassa yhteydessä varsinaisen tapahtumapaikan kanssa. Matkustamiseen liittyvien blogitekstien laatiminen puolestaan oli hyvin sovitettavissa omiin työaikatauluihin, joten suurempia vaikeuksia ei ollut. Siispä suosittelen järjestäjävastuun harkitsemista uudelleen varsinkin niille ihmisille, jotka ovat mielessään hylänneet ajatuksen oletetun työmäärän perusteella: siihen on mahdollista vaikuttaa omilla toiveilla varsin paljon ja mikä tahansa tekeminen on suureksi avuksi!

Koska tapahtuman perustarkoituksena oli olla kansainvälinen, oli myös järjestäjätiimissä osallistujia lähes kaikista Pohjoismaista. Tiimin viikkopalaverit pidettiin Hangoutsin ja Slackin välityksellä ja suuri osa viestinnästä tapahtui sähköisiä kanavia pitkin. Kunkin jäsenen hyvän asenteen ja itsenäisen työskentelyotteen ansiosta tämä ei mielestäni aiheuttanut minkäänlaisia vaikeuksia, vaan kaikki hoitui sujuvasti alusta loppuun asti.

Ennen tapahtumaa ja sen aikana

Luonnollisesti työmäärä, innostus ja ehkä stressikin tapahtumaan liittyen alkoi nostaa päätään tapahtuman lähestyessä. Ainakin itsestäni tuntui jo viimeisen viikon aikana, etten esimerkiksi töissä muusta puhunutkaan kuin tulevasta WordCampista. Tällaisissa tapahtumissa suurin osa työstä on kuitenkin ns. viime hetken työtä ja yksityiskohtien hiomista, eli hyvästä etukäteissuunnittelusta huolimatta paljon jäi tehtäväksi ja lankoja yhteen vedettäväksi vielä paikan päällä. Oman mausteensa tähän toi myös se, että useimpien tiimiläisten kanssa tapasimme kasvotusten ensimmäisen kerran Contributor-päivän aamuna tapahtuman ollessa jo lähes täydessä käynnissä.

Tapahtuman voi omalta osaltani sanoa alkaneen Helsingin WordPress-meetupin järjestämällä ns. warm-up-tapahtumalla, eli suomeksi rennolla yhteishengailulla ja fiilistelyllä tapahtumaa edeltävänä iltana. Itse viihdyin mainiosti ja tämä oli mukava tapa ottaa varaslähtö muihin osallistujiin tutustumiseen kaikessa rauhassa, itse tapahtumapäivinä kun oma aika kului kaikenlaiseen pieneen säätämiseen ja taustajärjestelyyn muun tiimin kanssa. En yleisesti pidä itseäni kovinkaan kummoisena jännittäjänä, mutta Contributor-päivää edeltävänä yönä jotain selvästi oli ilmassa, sillä innostukselta oli vaikea saada nukuttua.

Contributor-päivä alkoi aikaisin ja kirjaimellisesti vielä hieman kaoottisissa merkeissä, sillä ensi töikseni pääsin auttamaan kiireisellä rekisteröintipisteellä. Badgejen jakamisessa riitti tekemistä, sillä porukkaa tuli lopulta jonkin verran odotettua enemmän ja niput eivät ikävä kyllä saapuneet valmiiksi ihan aakkosjärjestyksessä, vaan niitä järjesteltiin pitkin aamua. Hyvin tästäkin kuitenkin suoriuduttiin ja osallistujat olivat tapahtumasta onneksi yhtä innoissaan kuin mekin, joten pieni säätäminen ei tuntunut haittaavan ketään.

Yleisnäkymä Contributor-päivän suurimmasta salista, jossa ihmisiä istuskelee keltaisilla säkkituoleilla läppärien ääressä.
Contributor-päivän tunnelmaa Mordor-salissa.

Yleisesti päivä sujui rennoissa merkeissä ja iltapäivällä lähdimme osan porukasta kanssa kohti varsinaista tapahtumapaikkaa, Hotelli Paasitornia, laittamaan asioita kuntoon seuraavaa päivää varten. Illan mittaan paikalla piipahti myös sponsoreita ja puhujia, joten koordinoimista ja puuhailua piisasi. Illan viimeisenä ohjelmanumerona oli vapaaehtoisten illallinen Rossossa, josta lähes koko ravintola oli varattu vain tähän tarkoitukseen. Voi olla, ettei kyseisessä ravintolassa ihan heti tule olemaan yhtä suurta ruokailijamäärää kerralla!

Varsinainen tapahtumapäivä tuntuu näin jälkikäteen ajatellen vilahtaneen ohi silmissä, sillä tekemistä riitti. Meidät oli tiimin kesken jaettu eri pisteisiin päivän ajaksi aina rekisteröinnistä puhujien huoneen valvomiseen ja lavaspiikkien pitämiseen. Itse vietin aamun kiireisimmät tunnit rekisteröintipisteellä. Myöhemmin piipahdin myös puhujien huoneessa ja oli minulla vähän vapaa-aikaakin, jotta ehdin kuulemaan pari puheenvuoroa ja moikkaamaan Seravon muuta porukkaa ständillämme.

Päivä oli näin järjestäjän näkökulmasta hyvin erilainen verrattuna perusosallistujaan, sillä muun yleisön kanssa sosialisoiminen jäi kiireen vuoksi valitettavasti vähemmälle. Tähän oli onneksi mahdollisuus illalla after partyn merkeissä, sillä siellä myös me järjestäjät saimme enemmän olla ja nauttia illasta, kun itse tapahtumapaikka oli saatu siivotuksi ja muut velvollisuudet olivat siltä osin ohitse. Olin etukäteen hieman jännittänyt, kuinka ravintolatila toimisi jatkopaikkana, mutta se oli valojen ja pöytien siirtämisen ansiosta saatu oikein toimivaksi. Ilta venyikin äkkiä pitkäksi hyvien keskustelujen ja jatkojen jatkojen merkeissä.

Konferenssi jatkui vielä lauantaina vähemmän virallisesti, erityisesti ulkomaisia osallistujia varten tarkoitettujen aktiviteettien merkeissä. Sen myötä päädyin itse ensimmäistä kertaa elämässäni Kansallismuseoon. Usein tuollaiset asiat valitettavasti jäävät tekemättä yksinkertaisesti siksi, ettei vain saa aikaiseksi. Pitänee mennä joskus uudestaankin, sillä ihan kaikkea emme ehtineet sillä kertaa katsomaan. Itse jouduin tällä kertaa valitettavasti skippaamaan loput aktiviteetit (luvassa olisi ollut esimerkiksi saunomista) ystäväni 30-vuotisjuhlien johdosta. Mutta jo sellaisenaan päivä oli oikein antoisa.

Ohi on?

Itselläni ja varmasti muillakin järjestäjillä (ja miksei myös osallistujilla), tapahtumasta toipuminen otti varmasti aikansa. Viimeinen viikko oli sen verran intensiivinen, että hetken aikaa ei meinannut uskoa tapahtuman todella olevan ohitse.

Suurin saavutus tämän WordCampin osalta oli varmasti se, että se ylipäänsä järjestettiin. Kyseessä oli iso rutistus kaikkien maiden yhteisöiltä ja aktiiveilta. Oli upeaa nähdä kuinka hienosti tapahtuma lopulta sujui, ehkä vielä tavallistakin upeampaa, kun oli itse antanut oman pienen panoksensa sen eteen. Toivon mukaan WordCamp Nordicin perinne jatkuu ja ensi kerralla me suomalaiset pääsemme vuorostamme matkustamaan ja tervehtimään toista paikallista yhteisöä.

Omalta osaltani voin sanoa, että järjestäjäkärpänen taisi purra pahemman kerran, sillä lähtisin ehdottomasti mukaan myös uudelleen. WordCampin tapaisen projektin läpivieminen hyvän tiimin kanssa on ajoittaisesta kiireestä ja työmäärästä huolimatta ihan omanlaisensa kokemus, johon jää itse yhteisön tapaan hyvin nopeasti koukkuun.

Näkymä hotellin aulasta kohti uloskäyntiä. Uloskäynnin yläpuolella on valoilla toteutettu sana "kiitos".
Kiitoksia kaikille osallistujille sekä koko järjestäjäporukalle ja vapaaehtoisille!

Seuraava WordCamp, johon Seravo osallistuu on jo tähtäimessä. Perinteinen Euroopan laajuinen WordCamp Europe järjestetään tänä vuonna Berliinissä kesäkuun 20.-22. päivä. Lähdemme sinne sponsorina ja näillä näkymin neljän hengen delegaation voimin. Avoimen lähdekoodin ja sen myötä myös WordPress-yhteisön tukeminen on meille kunnia-asia. Seuraavaa Suomessa järjestettävää WordCampia odotellessa!


Kommentoi

Anni Pesonen

Hae WP-palvelu.fi:stä

Kategoriat

Lue myös

Kehityskeskiviikko oli jälleen menestys

22.5.2019

Seravon asiakkaat ja yhteistyökumppanit kokoontuivat jälleen toukokuun puolivälissä Seravon toimistolle Tampereelle kehittämään WP-palvelua. Saimme arvokasta palautetta toimintamme kehittämiseksi ja pääsimme […]

WordPress 5.2 ”Jaco” on ulkona

10.5.2019

WordPress 5.2 on jo toinen isompi päivitys kuluvana vuonna. Se tuo tullessaan uudet työkalut sivuston eheyden tarkasteluun, päivitetyt minimivaatimukset PHP-versiolle, […]

Ilmoittaudu Kehityskeskiviikkoon 2019!

24.4.2019

Mielipiteesi on meille tärkeä! Järjestämme kumppaneillemme ja asiakkaillemme jo perinteisen Kehityskeskiviikon 15.5.2019 klo 12 alkaen. Tapahtuman tarkoituksena on kerätä arvokasta […]