WordPressista lähtee sivustosta riippuen paljonkin sähköpostia ulospäin. Viestit voivat olla esimerkiksi uutiskirjeitä, lomakkeista lähteviä yhteydenottopyyntöjä, verkkokaupan tilausvahvistuksia tai salasanan uusimisviestejä. Tämänkaltaiset viestit ovat perustoimintoja monelle sivustolle ja sähköpostin kulkemisen turvaaminen on tärkeä osa hyvin toimivaa sivustoa.

WP-palvelussa WordPressin sähköpostiympäristö on asiakkaan puolesta valmiiksi rakennettu siten, että WordPressin sähköpostiviestit lähtevät oikeaoppisella tavalla. Tämä puolestaan takaa parhaan todennäköisyyden sille, että WordPressin sähköpostit tulevat perille. WP-palvelun sähköpostipalvelu toimii suoraan automaattisesti PHP mail()-funktiota kutsumalla, eikä asiakkaan tarvitse tehdä mitään erityistä.

Kaikki ulos lähtevä sähköposti menee sähköpostin perille toimittamiseen erikoistuneen palvelun kautta (WP-palvelulla on tällä hetkellä käytössä Sendgrid). Samalla seurataan myös ulos lähtevien sähköpostien määrää ja perillemenoa isompien häiriöiden havaitsemiseksi. WP-palvelun ylläpitämissä verkkotunnuksissa on aina kaikki roskapostisuodatukseen vaikuttavat SPF- ja DKIM-tietueet oikein, mutta mikäli asiakas hoitaa verkkotunnusylläpitonsa itse, voidaan määrittää  SPF- ja DKIM-tietueet noudattamalla WP-palvelun ohjeita.

Sähköpostin perillemeno-ongelmien tutkiminen

Sähköpostin maailmanlaajuisen luonteen takia satunnaiset ongelmat sähköpostin kulussa ovat melko yleisiä. Vastaanottajien sähköpostilaatikko voi olla täynnä, osoite vanhentunut tai – mikä lienee yleisintä – vastaanottajan roskapostisuodatin pitää virheellisesti asiallista WordPressin lähettämää viestiä roskapostina. Tämä voi johtua siitä, että viestin sisältö näyttä roskapostilta (esim paljon HTML-koodia, linkkejä tai epäillyttäviä sanoja) tai että käytetyt lähetysosoitteet ja lähetysasetukset ovat väärät.

WP-palvelussa tällaisten asioiden tutkiminen on tehty helpoksi.

Ensimmäisenä kannattaa tarkistaa itse lokitiedostoista /data/log/php-mail.log ja /data/log/mail.log miten WordPress-sivusto lähettää sähköposteja. Jos lokitiedostossa ei ole merkintää, niin silloin vika on PHP-koodissa, teemassa tai lisäosassa, eikä sähköpostia ole lainkaan lähetetty. Mikäli sähköposti taas on todistetusti lähtenyt, on vika perillemenossa.

Sähköpostin perillemenon testaamiseksi WP-palvelussa on saatavilla komentorivityökalu wp-mail-test. Sen voi ajaa antamalla sille parametriksi vastaanottajan osoitteen, ja valinnaisena lisäparametrina osoite, jota halutaan käyttää lähettävänä näkyvänä osoitteen (ns. From-kenttä).

$ wp-mail-test demo@esimerkki.fi
Sending test mail from test@asiakas.fi to demo@esimerkki.fi...
Test email sent!
Waiting for 5 seconds before checking the logs...

--> /data/log/php-mail.log
[01-Dec-2017 10:35:47 Europe/Helsinki] mail() on [/usr/local/bin/wp-mail-test:40]: To: demo@esimerkki.fi -- Headers: From: test@asiakas.fi Reply-To: test@asiakas.fi X-Mailer: PHP/7.0.25-1+ubuntu14.04.1+deb.sury.org+1

--> /data/log/mail.log
Dec 01 10:35:47 host=172.17.42.1 tls=off auth=off from=no-reply@seravo.fi recipients=demo@esimerkki.fi mailsize=285 smtpstatus=250 smtpmsg='250 2.0.0 Ok: queued as D146D41E67' exitcode=EX_OK

Viestit on mahdollista lähettää eri osoitteisin ja siten kartoittaa, mihin viestit tulevat perille ja mihin eivät. Mikäli viesti tulee perille yhteen sähköpostilaatikkoon mutta ei toiseen, voidaan poissulkea mahdollisuus, että sähköposti ei kulje lainkaan. Tällöin on parasta keskittyä oman sähköpostipalvelun ylläpitäjän kanssa tutkimaan miksi juuri se sähköpostipalvelu ei vastaanota ja välitä viestiä perille loppuun asti.

Suosittelemme lisäksi tutustumaan palveluun Mail-tester.com. Palveluun voi lähettää testiposteja, jonka jälkeen se antaa raportin siitä, kuinka roskapostilta viesti ”näyttää.” Raportin avulla on helppo pureutua tekemään sähköpostista vähemmän roskapostimaista.

Ongelmien selvitys Office 365 -palvelussa

Kun edellisten kappaleiden ohjeiden mukaisesti on todennettu sähköpostin lähtevän sivustolta ja sitä pyörittävältä palvelimelta ulos oikein, mutta viestiä ei silti kuulu vastaanottavaan sähköpostilaatikkoon, täytyy ongelmaa lähteä selvittämään sähköpostin palveluntarjoajan päässä.

Yhteydenotto palveluntarjoajaan

Ensiarvoisen tärkeää on ottaa yhteyttä O365 palveluntarjoajaan, joka antaa ohjeita miten lähteä selvittämään ongelmia sähköpostin kulkemisessa. Palveluntarjoaja voi olla yritys minkä kautta O365 on hankittu tai suoraan Microsoftin oma tukipalvelu. Ongelmatilanteiden selvittämistä varten täytyy olla pääsy O365 järjeselmänvalvojan tiliin, sillä tunnistautuminen ja muutosten tekeminen vaatii nämä oikeudet. Microsoftin yritystuen tavoittaa heidän tukisivujensa kautta.

Saapuvan sähköpostin merkitseminen ei-roskapostiksi

Office 365:ssa on käytettävissä useampi tapa, joilla järjestelmänvalvoja voi vaikuttaa siihen, että saapuvat sähköpostit eivät mene suoraan roskapostiin. Lisätietoa esimerkiksi tiettyjen IP-osoitteiden sallimisesta ja roskapostifilttereiden muokkaamisesta löytyy tästä tukiartikkelista.

Mikäli kaikesta huolimatta viestit menevät suoraan roskapostiin käytettäessä Office 365 palvelua, voidaan viestit lähettää analysoitavaksi Microsoftin roskaposteja tutkivalle tiimille. Näin lähetät viestit arvioitaviksi Microsoftille.

Oman SMTP-lisäosan käyttö

Vakiona asiakkaan WordPress-sivusto lähettää sähköpostit Seravon hallinnoiman ja valvoman SMTP-palvelun kautta, joka hyödyntää tämän tyyppiseen sähköpostin välitykseen erikoistunutta Sendgrid-palvelua. Jos asiakas haluaa itse hallinnoida sähköpostin lähetystä ja SMTP-palvelua, voi asiakas asentaa jonkin WordPress-lisäosan, joka hoitaa sähköpostin lähettämisen asiakkaan itse hankkiman SMTP-palvelun kautta.

WP-palvelussa emme suosittele minkään tietyn lisäosan käyttöä mutta alla on listattuna muutama suosittua lisäosaa asiakkaidemme keskuudessa:

Tällaisen WordPress-lisäosan käyttöönotto on asiakkaan vastuulla. Asiakkaan pitää itse varmistaa, että lisäosaan on syötetty oikeat asetukset ja että sähköposti varmasti lähtee asiakkaan oman STMP-tilin kautta (esim. SendGridMailgun, Mandrill). Omaa SMTP-palvelua käytettäessä lähtevän sähköpostin lokitiedot eivät enää näy palvelimen sähköpostilokeissa. Uusi lokien sijaintipaikka riippuu käytetystä lisäosasta.

Oman SMTP-lisäosan käyttö on suositeltavaa, mikäli sähköpostia lähetetään suuria määriä tai jos halutaan seurata ja analysoida sähköpostiliikennettä tarkkaan erityisen SMTP-lähetyspalvelun tarjoaman käyttöliittymän avulla.